Fișierele din hârtie pot fi dureroase, mai ales atunci când se îngrămădesc pe birou. Pentru a obține un control mai bun asupra hârtiei și chitanțelor fără stăpân, încercați să sortați toate documentele dvs. nefișate. Apoi, utilizați un dulap sau un sertar pentru a sorta fișierele într-o varietate de foldere. Dacă doriți să eliminați complet dezordinea de birou, puteți încărca documentele pe un computer, wiki sau alt sistem bazat pe cloud. Cu un plan de bază în vigoare, puteți gestiona mai bine mai multe tipuri de fișiere în spațiul dvs. de birou!
Pași
Metoda 1 din 3: Filtrarea prin documentele dvs
Pasul 1. Separați documentele care trebuie depuse de cele pe care le utilizați încă
Pe măsură ce începeți să vă organizați lucrările, faceți o grămadă pentru cei care sunt gata să fie depozitați și o grămadă separată pentru cei care trebuie să rămână pe birou. Obțineți un organizator de hârtie cu 2 sloturi pentru birou, astfel încât documentele dvs. să rămână organizate chiar și după procesul inițial de sortare și depunere. Păstrați documentele pe care le veți utiliza într-un spațiu și pe cele care sunt gata să fie depuse în alt spațiu.
Pasul 2. Alegeți o zi în fiecare săptămână pentru a vă depune documentele
Nu lăsați coșurile de documente noi să scape de sub control; în schimb, puneți deoparte o zi sau două pentru a vă sorta și organiza fișierele. Dacă nu vă ocupați de multe chitanțe și documente din spațiul dvs. de lucru, este posibil să aveți nevoie doar de o zi pentru a face treaba. Cu toate acestea, dacă slujba dvs. implică o mulțime de documente, vă recomandăm să rezervați 2-3 zile pentru a sorta documentele dezorganizate.
Sortarea fișierelor în fiecare săptămână face procesul de organizare mult mai ușor de gestionat
Pasul 3. Etichetați toate fișierele cu date de eliminare pentru a preveni aglomerația
Înainte de a depune orice documente noi, examinați cu atenție data și conținutul fiecărui fișier. Dacă documentul se referă la un proiect în curs sau la o altă problemă, scrieți „în curs” în partea de sus a fișierului. Dacă lucrarea discută un proiect finalizat, etichetați fișierul ca „finalizat”. În plus, marcați un moment în care fișierul nu mai este necesar, iar documentul poate fi mărunțit sau reciclat.
Dacă scanați rapid peste fișiere, aceste notații vă pot ajuta să găsiți fișierul corect mai eficient
Pasul 4. Reciclați orice documente irelevante în loc să le depuneți
Nu presupuneți că fiecare fișier merită un loc în dulapul sau sertarul dvs. În schimb, lăsați deoparte orice documente inutile în coșul de reciclare. Dacă fișierele dvs. conțin informații personale, distrugeți documentele în loc să le reciclați.
Distrugeți orice fișier cu informații financiare și de cont, numărul dvs. de securitate socială sau alte detalii sensibile
Metoda 2 din 3: Alegerea unui sistem de sortare
Pasul 1. Alegeți un spațiu de stocare fizic pentru fișierele dvs
Examinați aspectul spațiului dvs. de lucru și gândiți-vă la ce sistem de fișiere ar funcționa cel mai bine. Dacă aveți un birou, un dulap mare poate fi o opțiune bună. Cu toate acestea, dacă aveți un spațiu de lucru mai mic, atunci un sertar sau un coș de stocare ar putea avea un sens logistic mai bun.
- Când achiziționați un nou sistem de stocare, încercați să acordați prioritate calității față de preț.
- Indiferent de sistemul dvs. de înregistrare, asigurați-vă că plasați documentele sensibile într-un folder securizat.
Pasul 2. Aranjați-vă hârtiile după dată dacă fișierele dvs. sunt sensibile la timp
Alegeți un sistem organizațional care are cel mai mult sens pentru afacerea dvs. sau spațiul de birouri. Dacă jobul dvs. este centrat în jurul termenelor, încercați să comandați dosarele cu data recentă în față. Pe măsură ce trec zilele, continuați să adăugați dosare și fișiere noi pe partea din față a dulapului sau a sertarului.
- De exemplu, puteți avea fișiere separate pentru zile, săptămâni sau luni.
- De exemplu, dacă lucrați ca consultant fiscal, ar fi logic să depuneți documentele clienților dvs. după dată.
- Acest sistem funcționează bine pentru persoanele care lucrează cu materiale sensibile la timp.
Pasul 3. Proiectați un sistem de sortare bazat pe calendar dacă vă ocupați de fișiere cronologice
Dacă aveți de-a face cu un volum mare de fișiere în spațiul dvs. de birou, încercați să adăugați un sistem de înregistrare „gâdilă” în dulapuri și sertare. Similar cu un calendar, sistemul „tickler” folosește 12 foldere mari pentru a reprezenta fiecare lună, cu 28-31 de subfoldere însoțind fiecare folder mare pentru fiecare zi a lunii. Încercați să utilizați această metodă dacă aveți o lucrare orientată spre dată.
- De exemplu, dacă lucrați pentru o companie de export, ar putea fi mai ușor să sortați fișierele în funcție de lună și dată, în loc de o categorie generală.
- Acest sistem este mai bun pentru persoanele care preferă organizarea numerică concretă, spre deosebire de codificarea culorilor.
Pasul 4. Sortați fișierele după subiect, dacă preferați să vă clasificați lucrările
Alegeți diferite categorii pentru folderele dvs., apoi ordonați-le după relevanță. Când vă aranjați dulapul sau sertarul, plasați folderele cu cea mai mare relevanță și importanță în față. Continuați să sortați fișierele având în vedere acest lucru, astfel încât să aveți acces ușor la documente importante.
De exemplu, dacă sunteți consilier financiar pentru o companie, ar avea mai mult sens să vă sortați documentele după importanță și relevanță, cum ar fi „investiții”, „salarizare” și „impozite”
Pasul 5. Selectați nume de categorii largi pentru fișierele dvs
Nu utilizați etichete lungi, prea exacte pentru folderele dvs. În schimb, încercați să alegeți etichete generale, inclusiv, astfel încât să nu aveți dificultăți în sortarea fișierelor noi mai târziu. Dacă doriți să creați un sistem de fișiere mai specific, încercați să adăugați subfoldere la sistemul de fișiere mai mare și mai general.
De exemplu, „Rapoarte de cheltuieli pentru 3 aprilie” nu ar fi o categorie bună pentru un dosar general, deoarece este mult prea specific. În schimb, etichetați dosarul ca „Rapoarte de cheltuieli”, care este mult mai deschis
Bacsis:
Producătorii de etichete sunt un mod ușor și eficient de a vă clasifica fișierele.
Pasul 6. Colorează-ți documentele pentru a crea un sistem atrăgător din punct de vedere vizual
Investiți într-o varietate de foldere și etichete de fișiere multicolore. Apoi, atribuiți diferite categorii de fișiere diferitelor culori ale folderelor și ale etichetelor, astfel încât să vă puteți menține sistemul de fișiere consecvent. Încercați să utilizați aceleași culori și categorii în toate dulapurile și sertarele dvs., astfel încât să puteți accesa diferite fișiere rapid și eficient.
- De exemplu, etichetați folderele galbene pentru corespondența prin e-mail, folderele roșii pentru formularele legate de impozite și folderele verzi pentru salarizare.
- Încercați să utilizați scheme de culori și etichete ușor de reținut. De exemplu, verde ar putea fi o etichetă excelentă de culoare pentru formele financiare, deoarece culoarea verde este adesea asociată cu banii.
- Acest sistem este cel mai bun pentru cursanții vizuali.
Metoda 3 din 3: adoptarea unei abordări digitale
Pasul 1. Scanați fișierele dvs. de hârtie pentru a le stoca digital
Ori de câte ori adăugați un fișier nou în dulap sau sertar, utilizați un scaner pentru a încărca o versiune digitală a fișierului pe computer. Dacă trebuie să accesați un fișier rapid, veți avea o căutare mult mai rapidă și mai ușoară pe computerul dvs. desktop decât veți parcurge mai multe foldere. Dacă întregul dvs. sistem de înregistrare este pe hârtie, scanați și încărcați fișierele pentru a crea o copie de rezervă digitală.
- Nu vă stresați dacă nu aveți un sistem de înregistrare digital! Doar scanați și încărcați fișierele 1 dosar odată.
- De asemenea, puteți scana fișiere folosind anumite aplicații pentru telefon.
Pasul 2. Alegeți nume consistente pentru toate fișierele dvs
Alegeți etichete pentru documentele dvs. digitale ușor de căutat și de accesat. În mod ideal, încercați ca aceste fișiere să le urmeze în mod consecvent, cum ar fi o dată sau un nume de familie, deoarece acest lucru le va facilita sortarea. Dacă este necesar, includeți toate locațiile relevante, seturile de date sau numerele de versiune în titlurile fișierelor dvs.
- Nu utilizați caractere speciale în titlurile fișierelor dvs., deoarece computerele nu le pot procesa corect.
- De exemplu, etichetați documentul ca 20031124 atunci când faceți referire la o anumită dată, cum ar fi 24 noiembrie 2003.
Pasul 3. Sortați fișierele digitale cu foldere și subfoldere
Similar cu un dulap de înregistrare, utilizați o varietate de foldere digitale pentru a stoca și aranja documentele scanate. Pe desktop, creați și etichetați mai multe foldere care țin de fișierele încărcate. Dacă doriți să utilizați categorii mai specifice, creați mai multe subfoldere în fiecare folder mai mare. Continuați să lucrați cu folderele digitale până când găsiți un sistem care funcționează bine pentru dvs.!
De exemplu, dacă aveți un folder numit „Impozite”, puteți crea mai multe subfoldere pentru ani diferiți
Pasul 4. Încărcați documentele pe un wiki, astfel încât mai multe persoane să le poată accesa
Dacă spațiul dvs. de lucru este mai colaborativ, creați un wiki online pe care colegii și superiorii dvs. îl pot accesa. După ce vă conectați la wiki, utilizați secțiunea „casetă de instrumente” pentru a accesa butonul „Încărcați fișierul”. Cu această caracteristică, puteți conecta documentul nou încărcat la o varietate de persoane care acum pot vizualiza și accesa fișierul.
Rețineți că oricine poate edita fișiere pe un wiki
Pasul 5. Utilizați software bazat pe cloud pentru a înregistra documente din mers
Descărcați o aplicație sau alt serviciu digital care funcționează atât pe computere, cât și pe dispozitive mobile. Pentru a vă păstra fișierele într-un singur loc, utilizați acest serviciu pentru a încărca imagini ale fișierelor dvs., astfel încât acestea să poată fi stocate într-un software bazat pe cloud. În timp ce unele software-uri sunt gratuite, este posibil să trebuiască să plătiți pentru a obține mai mult spațiu de stocare.
