O Declarație de Muncă (SOW) este un document (și, de obicei, un contract legal) care formalizează înțelegerea dintre un antreprenor și un client. Pentru fiecare proiect, SOW precizează serviciile specifice care urmează să fie livrate (de obicei, împărțite în sarcini separate care trebuie îndeplinite), timpul în care aceste sarcini și servicii urmează să fie îndeplinite și suma și datele scadente pentru plată. Scopul său de bază este de a servi ca foaie de parcurs pentru proiect și de a documenta așteptările părților. Ar trebui să fie o descriere clară, în limba engleză, simplă a „De ce”, „Cine”, „Ce”, „Cum”, „Când”, „Unde” și „Cât?”
Pași
Metoda 1 din 2: Urmarea liniilor directoare generale
Pasul 1. Scrieți SOW înainte de a începe lucrul
SOW este de obicei creat după finalizarea negocierilor contractuale de bază, dar înainte de începerea oricărei lucrări la un proiect. Uneori, totuși (în special în cazul proiectelor sensibile la timp), negocierile pot continua după ce au început lucrările, iar SOW nu este finalizată până când proiectul nu este în plină desfășurare.
Pasul 2. Cercetați formatul SOW necesar
Nu există un singur SOW standard, deoarece diferite industrii și proiecte au rezultate și flux de lucru diferite. O SCÂNDĂ bună este o SCÂNDĂ personalizată.
Pasul 3. Fă-o bine prima dată
În timp ce SOW-ul original în sine nu este de obicei revizuit, un acord separat separat numit ordin de schimbare este de obicei utilizat pentru a modifica termenii SOW. Este o idee bună să includeți un formular de comandă de schimbare gol cu SOW. Rețineți, modificarea comenzilor poate crește costul proiectului. Un SOW bine scris poate ajuta la reducerea necesității unei comenzi de schimbare. Niciun client nu dorește să se afle într-o poziție în care așteptările sale specifice sunt lăsate nedocumentate, ceea ce poate duce la întârzieri, o creștere a costului total sau nemulțumire.
Metoda 2 din 2: Stăpânirea stilului și specificului în SOWs
Pasul 1. Includeți obiectivul
Această secțiune răspunde la întrebarea „De ce?” Este o imagine de ansamblu la nivel înalt a proiectului și a obiectivelor sale. Descrierile generale sunt acceptabile la redactarea acestei „vederi” a proiectului, dar evitați limbajul care ar putea fi interpretat în mai multe moduri. Fii clar; descrie obiective măsurabile și realizabile care pot fi realizate în mod realist în intervalul de timp specificat.
Pasul 2. Includeți o discuție despre domeniul de aplicare
Această secțiune oferă o declarație definitivă (fără opțiuni sau alternative) a „Ce?” si cum? Care este munca? Cum va fi realizat? Sau, adesea, ce NU este treaba și ce NU va fi realizat. Care sunt ipotezele? Ce livrabile (articolele pe care contractantul le prezintă unui client pentru revizuire și aprobare) sunt produse? Ceea ce, în afară de livrabile, trebuie să se întâmple administrativ (managementul proiectului) în ceea ce privește raportarea progresului, urmărirea timpului și alte comunicări.
Pasul 3. Adăugați locație, dacă este posibil
Această secțiune opțională descrie unde va fi executată lucrarea (dacă este relevant).
Pasul 4. Includeți un interval de timp
Această secțiune opțională specifică timpul total permis pentru finalizarea proiectului, orele maxime facturabile pe perioadă de timp și orele specifice pentru revizuiri formale sau alte repere ale proiectului.
Pasul 5. Setează programul
Această secțiune precizează ce sarcini ar trebui îndeplinite până la ce dată / oră și cine este responsabil pentru realizarea acestui lucru. Descrierile sarcinilor și rezultatelor (în principal livrabile) ar trebui să fie detaliate, lipsite de ambiguitate și simple, astfel încât să fie ușor de înțeles. În afară de livrabile, programul poate conține intrări pentru testarea asigurării calității, testarea consumatorilor și rapoartele de progres.
- Deși programul ar trebui să fie specific, nu vă concentrați asupra „Cum”, deoarece acest lucru poate pune prea multe obstacole în fața finalizării cu succes a proiectului. Este suficientă o descriere de bază a metodologiei necesare care trebuie utilizată.
- Programul încorporează adesea detalii despre criteriile de acceptare (pentru a măsura calitatea rezultatului) și etapele de plată (de obicei după acceptarea livrabilelor cheie), deși acestea pot fi descrise într-o secțiune diferită, separată.
Pasul 6. Includeți o secțiune despre acceptare
Această secțiune descrie mecanismul pentru modul în care părțile vor determina dacă produsul sau serviciul este acceptabil. Criteriile pot varia de la standarde de calitate măsurabile la un număr specificat de teste, dar în orice caz trebuie să se preteze la evaluarea obiectivă.
Pasul 7. Specificați standardele
Această secțiune descrie orice standarde din industrie care trebuie îndeplinite pentru a îndeplini contractul. În loc să reproducă fizic standardele industriei în SOW, este suficient să se facă referire în mod specific la un set de standarde.
Pasul 8. Includeți toate cerințele privind forța de muncă
Această secțiune specifică orice cerințe speciale de forță de muncă, de exemplu, numărul de angajați care lucrează în proiect, cerințe de educație (diplome sau certificări).
Pasul 9. Rețineți prețul
Această secțiune abordează întrebarea „Cât?” Plata este o taxă fixă? Cum iau în calcul cheltuielile / costurile? Plata se va face sub formă de sume forfetare sau în rate? Care este programul de plată? Există repere de plată?
Pasul 10. Includeți orice presupuneri
Majoritatea proiectelor sunt pătrunse de diferite necunoscute, pentru care părțile trebuie să facă o varietate de ipoteze. În esență, ipotezele sunt condițiile pe care contractorul le așteaptă să existe pentru a finaliza proiectul în conformitate cu termenii SOW. De exemplu, contractantul ar putea presupune că angajaților săi li se va acorda acces la rețeaua de calculatoare a clientului pentru a instala software-ul livrabil. Secțiunea Ipoteze ar trebui să identifice cât mai multe astfel de ipoteze posibil și să stabilească un plan de urgență sau consecințele în cazul în care orice ipoteză eșuează.
Pasul 11. Includeți parametrii pentru Managementul proiectului
Această secțiune descrie procesul de monitorizare a progresului proiectului. Includeți elemente precum: Întâlniri săptămânale, Rapoarte periodice de stare, Rapoarte regulate de progres și Reuniuni ale echipei de gestionare a proiectelor. Această secțiune este, de asemenea, un loc bun pentru a descrie orice obligații suplimentare care ar putea decurge din proiect, cum ar fi întreținerea și reparația după proiectarea și / sau instalarea inițială.
sfaturi
- Dacă este cazul, de obicei este în interesul clientului să rețină o parte din plata finală până când se arată că toate livrabilele funcționează împreună.
- În general, un SOW bine elaborat nu ar trebui să facă referire la niciun document extern (în afară de standardele din industrie).
- Asigurați-vă că surprindeți toate promisiunile făcute în timpul pitch-urilor de vânzări și negocierilor contractuale în SOW înainte ca proiectul să înceapă.
- Pentru a detalia programul, utilizați un limbaj de calendar care permite o anumită flexibilitate. De exemplu, „la două luni după X, Q. A. testarea va fi finalizată”, mai degrabă decât„ În 5 iunie, Q. A. testarea va fi finalizată.” Acest lucru permite proiectului să se desfășoare fără probleme (fără comenzi de modificare) în cazul în care există o întârziere mai devreme în proces.
- SOW poate fi desemnat „Confidențial”. Dacă este, SOW ar trebui să conțină o scurtă secțiune care să descrie consecințele (de obicei o penalitate monetară fixă) pentru orice încălcare a confidențialității.
