Depunerea este adesea o sarcină necesară pentru muncă și acasă. Dacă omiteți depunerea prea mult timp, puteți aduna un teanc mare de hârtie care va dura ore sau chiar zile pentru a fi sortate. Pentru a păstra căsuța de e-mail fără probleme, sortați toate hârtiile pe care le primiți zilnic. Apoi, creați un sistem de înregistrare care funcționează pentru dvs. Folosiți sistemul dvs. pentru a sorta lucrările, astfel încât să puteți accesa cu ușurință documente importante ori de câte ori aveți nevoie!
Pași
Metoda 1 din 3: Gestionarea fluxului zilnic de hârtie
Pasul 1. Creați o cutie centrală pentru a păstra hârtiile până când le puteți sorta
O cutie centrală este locul în care puneți toate hârtiile care vin peste birou sau prin cutia poștală în fiecare zi. Acest lucru vă poate ajuta să rămâneți organizat până când veți avea timp să sortați și să gestionați fiecare articol.
- Puteți utiliza o cutie mică de carton drept cutie centrală sau puteți obține o cutie specială, coș sau tavă în acest scop.
- Așezați cutia pe colțul biroului, pe o masă lângă ușa din față sau în altă parte vizibilă, astfel încât să nu uitați de ea.
Pasul 2. Parcurgeți cutia zilnică și puneți deoparte elementele importante
Uită-te la fiecare dintre articolele din cutia ta o dată pe zi pentru a căuta articole care necesită atenția ta imediată. Acestea pot include facturi care sunt datorate în curând, invitații la petreceri sau formulare sensibile la timp. Lasă aceste obiecte deoparte, astfel încât să le poți îngriji imediat.
Poate doriți să obțineți o a doua cutie într-o culoare diferită de prima casetă în care să puneți articole urgente. De exemplu, puteți obține o casetă roșie pentru a indica faptul că acestea sunt articole urgente
Pasul 3. Plasați elementele pe care doriți să le înregistrați într-o casetă de înregistrare
Păstrați o a treia cutie lângă cutia centrală și cutia urgentă. Utilizați acest lucru ca punct de colectare pentru articolele pe care doriți să le înregistrați. Acest lucru vă va ajuta să le mențineți organizate până când sunteți gata să le înregistrați.
Asigurați-vă că această cutie are o culoare diferită de celelalte cutii. În caz contrar, puteți amesteca cutiile
Pasul 4. Aruncați obiectele inutile într-un coș de reciclare a hârtiei
Orice e-mail nedorit sau alte obiecte neesențiale care ajung în cutie pot intra direct în coșul de reciclare. Identificați aceste elemente pe măsură ce treceți prin documente și mutați-le imediat la coș pentru a vă menține dezordinea în cutie.
- Păstrați coșul de reciclare pe podea, astfel încât să nu îl confundați cu celelalte cutii.
- Dacă oricare dintre articolele inutile conțin informații personale, sfărâmați-le înainte de a le arunca.
Metoda 2 din 3: Alegerea unui sistem de depunere
Pasul 1. Desemnați un fișier lunar și zilnic dacă aveți o mulțime de sarcini de gestionat
Acesta este cunoscut sub numele de sistemul de înregistrare Tickler și este o modalitate excelentă de a urmări ceea ce trebuie să faceți în fiecare zi. Desemnați un dosar de fișiere pentru fiecare lună și un dosar pentru fiecare zi a lunii. Apoi, introduceți elemente în fișiere. Înregistrați articolele în funcție de datele pe care trebuie să le lucrați.
De exemplu, dacă trebuie să plătiți o factură pe 23 septembrie, atunci introduceți factura în dosarul pentru acea dată
Pasul 2. Fișierează dosarele alfabetic pentru a menține documentele importante la îndemână
Înregistrarea alfabetică este utilă pentru găsirea fișierelor pentru persoane individuale, companii sau subiecte. Acest lucru poate fi ideal dacă aveți mulți clienți și doriți să păstrați un fișier pe fiecare sau dacă doriți un mod simplu de a vă gestiona depunerea la domiciliu.
- Asigurați-vă că plasați numele de familie mai întâi pe etichetele fișierelor, cum ar fi „Jones, Susan” sau „Watson, David”.
- Ignorați cuvintele precum „The”, „A” și „An” atunci când înregistrați după numele companiei. De exemplu, dacă aveți un client a cărui afacere se numește „Zeița tortului”, atunci înregistrați în conformitate cu „C” din „Tort” și ignorați „T” în „The” la depunere.
Pasul 3. Alegeți un sistem de înregistrare numerică pentru nevoile de depunere pe termen scurt
Dacă aveți un proiect pe termen scurt pentru care doriți să păstrați înregistrări, atunci un sistem de înregistrare numerică poate funcționa cel mai bine. Acesta este momentul în care atribuiți un număr fiecărui document și îl înregistrați în funcție de număr. Cu toate acestea, rețineți că va trebui, de asemenea, să țineți evidența documentului care corespunde numărului, cum ar fi folosind o foaie de calcul.
- De exemplu, puteți atribui toate articolele pe care le-ați primit în săptămâna 14 martie unui dosar de fișiere etichetat 1, apoi toate articolele pentru săptămâna 21 martie într-un fișier etichetat 2 și așa mai departe.
- O altă opțiune este etichetarea fișierelor după dată și organizarea lor cronologică. De exemplu, articolele primite în 2 mai 2018 ar putea fi păstrate într-un fișier etichetat 2.05.2018.
Pasul 4. Codificați-vă fișierele pentru a face căutarea articolelor rapidă și ușoară
Desemnați o culoare pentru fiecare categorie de fișiere. Acest lucru vă va ajuta să localizați dintr-o privire o categorie de fișiere.
- De exemplu, utilizați roșu pentru facturile medicale, albastru pentru taxe și verde pentru asigurări.
- Pentru a codifica fișierele numerice sau alfabetice, atribuiți o culoare unui interval numeric sau alfabetic, cum ar fi să faceți fișierele 1-25 sau A-G verzi, 25-50 sau H-M violet și 50-75 sau N-R galben.
Pasul 5. Includeți informații relevante suplimentare în folderul de fișiere
Adăugarea de informații suplimentare pentru a descrie conținutul fișierului sau orice acțiune necesară va ajuta, de asemenea, la eficientizarea sistemului dvs. de înregistrare. Pentru a face acest lucru, vă recomandăm să adăugați unul sau mai multe dintre următoarele elemente:
- Numărul sau numele fișierului
- Titlul fișierului
- Data deschiderii și închiderii fișierului
- Numele departamentului sau al echipei
- Număr înregistrare computer
- Data eliminării și metoda de eliminare
Metoda 3 din 3: Organizarea lucrărilor în fișiere
Pasul 1. Plasați cel mai recent document deasupra fișierului
Folosiți data listată în document pentru a vă ajuta să faceți acest lucru. După ce aveți documentele gata de depunere și sistemul de înregistrare configurat, puteți începe să plasați articole în fișiere. Asigurați-vă întotdeauna că păstrați cele mai recente documente pentru fiecare fișier chiar deasupra, astfel încât acestea să fie ușor de accesat.
De exemplu, dacă aveți un fișier pentru asigurarea proprietarului de casă, atunci ați dori să plasați cea mai recentă înregistrare a asigurării proprietarului dvs. plătit în partea de sus a fișierului
Pasul 2. Păstrați atașamente cu documentele la care se referă
Dacă aveți chitanțe relevante sau alte documente care trebuie păstrate împreună cu un alt document, asigurați-vă că le păstrați împreună în același dosar. S-ar putea să doriți chiar să fixați sau să agățați agrafe din spatele documentului.
De exemplu, dacă aveți o chitanță pentru plata facturii electrice, capsați-o în spatele facturii, în cazul în care trebuie să o referiți
Pasul 3. Așezați documente mari în plicuri separate
Puteți depune aceste plicuri în spatele fișierelor cu care sunt legate. Asigurați-vă că includeți o descriere a conținutului pe partea din față a plicului. Acest lucru vă va ajuta să eliminați aglomerația din fișiere și să îmbunătățiți eficiența sistemului de înregistrare.
De exemplu, dacă aveți planurile pentru un proiect la care lucrați, le-ați putea plasa într-un plic mare
Pasul 4. Înregistrați documentul original și aruncați orice copie
Nerespectarea duplicatelor va ajuta la prevenirea confuziei atunci când căutați un articol în fișierele dvs. Dacă întâlniți duplicate, eliminați-le și înregistrați doar documentul original.
Dacă nu sunteți sigur care document este originalul, atunci este posibil să fie necesar să înregistrați ambele elemente pentru a vă asigura că aveți originalul. Cu toate acestea, încercați să nu faceți acest lucru prea des sau fișierele dvs. vor crește rapid
sfaturi
- Dacă nu sunteți sigur dacă trebuie sau nu să înregistrați sau să reciclați un articol, păstrați-l timp de 30 de zile și apoi reevaluați-l.
- Scanarea documentelor neesențiale este un alt mod bun de a elimina aglomerația de hârtie, păstrând în același timp informațiile dintr-un document, în cazul în care aveți nevoie de ele.
