Când vă rezervați divertismentul, gândiți-vă la invitații dvs., la natura evenimentului dvs. și la bugetul dvs. Puteți rezerva opțiuni de divertisment, cum ar fi muzicieni, dansatori, difuzori și comedieni. Cercetați tipurile de spectacole și animatori care funcționează pentru evenimentul dvs. Contactați animatorul și negociați logistica. Cu puțină planificare, poți să-ți amintești următorul eveniment!
Pași
Partea 1 din 3: Alegerea divertismentului
Pasul 1. Cercetați costurile totale ale evenimentului și stabiliți un buget de divertisment
Este posibil să aveți deja un buget în minte, deși încercați să descrieți cât de mult puteți aloca pentru divertisment. Nu uitați să includeți alte costuri, cum ar fi mâncarea, decorațiunile și cadourile, și vedeți ce ați rămas în buget.
Pasul 2. Rezervați în avans pentru a vă asigura alegerile de top
Luați în considerare opțiunile dvs. de divertisment cu mult înainte de eveniment și planificați să vă rezervați divertismentul mai devreme. Animatorii sunt adesea foarte ocupați și pot rezerva cu luni înainte.
Nu trebuie să vă grăbiți să luați o decizie, ci căutați în calendarele interpreților pentru a vă face o idee despre disponibilitatea lor. Puteți privi evenimentele viitoare pe site-ul lor
Pasul 3. Alegeți tipul de performanță
Puteți alege o varietate de opțiuni de interpretare, cum ar fi muzician, dansator sau difuzor. Luați-vă decizia în funcție de invitați și de stilul evenimentului. Luați în considerare vârsta, experiența și cultura oaspeților dvs. Gândiți-vă la nevoile dvs. de divertisment pentru eveniment și alegeți un tip de performanță care să se potrivească bine evenimentului dvs.
- Vrei un muzician, ca o trupă, un cântăreț acustic sau un DJ? Sau, căutați un spectacol de dans sau o scenetă de comedie?
- Este petrecerea pentru ziua de naștere a copilului sau absolvirea? Sau este un duș pentru copii?
- Puteți obține divertisment creativ și rezerva mai puțin obișnuit, cum ar fi interpreți de foc, hula hoopers sau ventriloqui.
SFAT DE EXPERT
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events Stefanie Chu-Leong is the Owner and Senior Event Planner for Stellify Events, an event management business based in the San Francisco Bay Area and California Central Valley. Stefanie has over 15 years of event planning experience and specializes in large-scale events and special occasions. She has a BA in Marketing from San Francisco State University.
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events
Our Expert Agrees:
When you're choosing an entertainer for your event, think about the types of things you don't want. For instance, if you hate heavy metal or you don't want a band that plays pop covers, that can help you narrow down your list quickly.
Pasul 4. Decideți genul și stilul
Poate doriți să rezervați un dansator, dar există o serie de stiluri de dans din care puteți alege. Doriți un balet, robinet sau dansator de burtă? Gândiți-vă la ce stil specific de muzică, comedie sau prelegere doriți să găzduiți. Acest lucru vă va ajuta să vă restrângeți căutarea.
Pasul 5. Cercetați alegerile dvs. de top pentru animatori
După ce ai o idee despre gen sau stil, intră online și caută artiști care se potrivesc criteriilor tale. Căutați pe cineva cu experiență și care are mai multe referințe și recenzii solide.
Încercați să aflați detalii precum fundalul de performanță, nivelul de experiență, instruire sau educație
Pasul 6. Urmăriți spectacole live, fie personal, fie înregistrări video
Videoclipuri Google ale animatorilor pe care sunteți interesați să îi rezervați. Căutați videoclipuri muzicale sau înregistrări de spectacole live. Urmăriți spectacole pentru a vă face o idee despre ce să vă așteptați. Va fi potrivit pentru evenimentul dvs.?
Fii atent la modul în care mulțimea reacționează la muzică sau la spectacol. Se distrează toată lumea? Animatorul se poartă bine? Răspunsul la întrebări de acest gen vă poate ajuta să sortați potențialii animatori
Partea 2 din 3: Descoperirea logisticii
Pasul 1. Contactați direct un animator
Verificați site-ul web pentru a căuta informații despre rezervare. Unii pot avea un număr de telefon de apelat sau un formular de contact pentru completare. Menționează locația și data evenimentului. Includeți detalii precum natura evenimentului și orice așteptări pe care le aveți. Fii concis și prietenos.
Este posibil să nu luați legătura direct cu interpretul și este în regulă. Discutați cu managerul sau agentul lor despre evenimentul dvs
Pasul 2. Folosiți un agent de talente sau o agenție de divertisment, dacă doriți
Sarcina unui agent de talente este de a împerechea interpreți cu clienți pentru evenimente live. Agențiile de divertisment sunt companii axate pe furnizarea de divertisment pentru evenimente. Puteți căuta companii sau agenți online pentru a vă ajuta să găsiți artiști interpreți.
- De asemenea, vă pot ajuta cu aspectele de afaceri, cum ar fi negocierea contractului și eliminarea detaliilor.
- Agenții și companiile obțin un procent din fiecare afacere de divertisment, așa că țineți cont de acest lucru atunci când vă pregătiți bugetul.
- Timpul de răspuns tipic este de 3-5 zile. Urmăriți cu un alt e-mail dacă nu ați primit un răspuns după aproximativ 5 zile.
Pasul 3. Consultați-vă locul de desfășurare cu privire la orice restricții la eveniment
Indiferent dacă locul dvs. este rezervat sau decideți în continuare, verificați-vă cu locul pentru a discuta despre evenimentul dvs. Unele locații sunt mai potrivite pentru anumite evenimente decât altele și este util să vă uitați în locul dvs. înainte de a vă decide divertismentul.
- Puteți apela sau trimite un e-mail direct la locație sau puteți căuta informații pe site-ul lor web.
- Asigurați-vă că există suficient spațiu pentru divertismentul la care vă gândiți. De asemenea, gândiți-vă dacă evenimentul dvs. va fi în interior sau în aer liber.
- De exemplu, dacă doriți să rezervați un DJ, vor avea nevoie de spațiu pentru a configura echipamente audio și o masă sau două. Veți dori, de asemenea, loc pentru un ring de dans, și poate un laser sau două! Rețineți acest lucru în timp ce căutați locuri sau vă rezervați animatorul.
Pasul 4. Solicitați o consultație cu animatorul sau agentul dvs. de rezervare
Este mai ușor să treceți peste așteptări și să discutați față în față despre preț. Dacă animatorul dvs. are timp și dacă funcționează conform programului dvs., aranjați o întâlnire pentru a trece peste evenimentul dvs.
Pasul 5. Discutați orice întrebare, cerere și cerință cu interpretul dvs
Puteți discuta fie personal, fie la telefon. Puneți întrebări fie animatorului, fie managerului acestora și răspundeți și întrebări pentru a clarifica natura evenimentului dvs. Asigurați-vă că întrebați dacă animatorul dvs. are anumite cerințe speciale.
- Dacă aveți cereri speciale, cum ar fi melodii sau strigăte, anunțați-le în avans.
- Spălarea tuturor acestor detalii înainte de eveniment ajută la prevenirea comunicării greșite și asigură că toată lumea este fericită și se distrează.
Pasul 6. De acord cu tariful de rezervare
Majoritatea animatorilor vor avea un tarif standard pe care îl percep, de obicei pe oră. Animatorul sau agentul lor vă va oferi un preț și puteți discuta despre preț în funcție de bugetul dvs. Poate discutați cum să faceți ca rata lor să funcționeze în limita bugetului dvs., cum ar fi scurtarea timpului. Sau, poate, au ajustat tarifele în funcție de natura evenimentului dvs.
- Negociați prețul cu interpretul propunând o rată cu 10% mai mică decât ceea ce oferă.
- Este în regulă să te îndepărtezi de oferta propusă dacă nu funcționează pentru tine. Pur și simplu spuneți: „Acest lucru nu este în bugetul meu. Imi pare rau pentru neplacerile cauzate."
Pasul 7. Scrieți și semnați un contract dacă doriți acorduri oficiale
Dvs. și interpretul dvs. puteți vorbi despre detalii și vă puteți negocia acordurile până când ambele părți sunt satisfăcute. Apoi, puneți acordurile în scris, astfel încât toată lumea să fie clară cu privire la așteptări și rata de plată. Solicitați-vă animatorului și agentului sau managerului său să semneze contractul și apoi să îl semnați singur.
De asemenea, puteți face un acord verbal dacă preferați
Partea 3 din 3: Configurarea pentru un eveniment extraordinar
Pasul 1. Desemnează-ți spațiul de performanță
Alegeți unde doriți să vă prezentați divertismentul. Curățați-vă zona și configurați orice mobilier sau decorațiuni, cum ar fi scena, ringul de dans și echipamentul de sunet.
Vă puteți baza pregătirile în jurul oricărei alte rezervări și a naturii evenimentului dvs. De exemplu, poate așteptați o comandă de catering
Pasul 2. Asigurați-vă că toți invitații vă pot vedea și auzi divertismentul
Înainte de eveniment, testați locația de performanță și echipamentul de sunet. Verificați dacă microfonul funcționează și că sunetul poate fi auzit din toate unghiurile camerei. Dacă aveți o performanță vizuală, stați în diferite locuri ale camerei pentru a verifica vizibilitatea.
Efectuați ajustări ale locației și sunetului interpretului, după cum este necesar
Pasul 3. Planificați întârzierile de programare, pentru orice eventualitate
Chiar și Broadway pregătește studenți, așa că fii pregătit pentru orice. Ar trebui să vă așteptați întotdeauna la neașteptat și să aveți o anumită flexibilitate atunci când planificați evenimente. Aveți în vedere câteva idei care vă ajută să luați timp pentru o întârziere de 30 de minute sau 3 ore.
- Puteți avea un animator de rezervă, o scurtă primire sau o introducere, de exemplu.
- În cazul în care DJ-ul dvs. se anulează, puteți planifica să redați propria muzică. Folosiți CD-uri, aplicații pentru telefonul mobil sau computerul.
- Dacă comediantul tău întârzie, pune pe cineva să improvizeze înainte de a ajunge acolo!
