Când biroul dvs. este o mizerie, vă poate face mult mai greu să vedeți lucrurile pe care trebuie să le faceți. Dispozitivele electronice se îngrămădesc, hârtiile sunt împrăștiate peste tot și întregul desktop devine plin de obiecte nefolosite care doar se împiedică. Cu câteva instrumente noi și un pic de expertiză organizațională, puteți revizui complet aspectul biroului de birou cu o nouă configurație care promovează eficiența și alungă tulburările. Cheia constă în utilizarea corectă a spațiului pe care îl aveți și în crearea unui spațiu nou în care aveți cel mai mult nevoie.
Pași
Metoda 1 din 3: Reducerea dezordinii
Pasul 1. Aruncați gunoiul și obiectele inutile
Lansați o purjare totală a tuturor obiectelor deranjante, străine sau irelevante care vă înghesuie biroul. Aceasta include documente învechite, poșta electronică, cutii goale și rechizite de birou vechi sau neutilizate, precum și dezordine mai evidente, cum ar fi pachetele cu alimente.
- În timp ce vă curățați biroul, scăpați de cât de multe lucruri puteți face fără. Cu cât arunci mai mult, cu atât îți va rămâne mai mult spațiu pentru a face o muncă reală.
- Puneți un coș de gunoi lângă birou, astfel încât gunoiul să nu se acumuleze în continuare.
Pasul 2. Decideți ce trebuie să rămână pe desktop și ce nu
Sortați articolele rămase în grupuri în funcție de importanța lor pentru munca dvs. și de cât de des le folosiți. Consumurile pe care le utilizați în fiecare zi pot fi aranjate în organizatoare de birou sensibile sau aruncate în sertare la îndemână, în timp ce obiectele neesențiale ar trebui mutate într-un loc în afara drumului sau aruncate în întregime.
- Dacă sunteți interesat de modul în care puteți proceda cel mai bine, începeți prin clasarea materialelor de lucru de la 1 la 4 în ceea ce privește imediatitatea lor. Articolele care primesc un clasament 1 pot rămâne pe desktop; articolele cu un clasament de 2 pot merge în sertare; cele cu 3s ar trebui să fie plasate în organizatoare separate, iar cele cu 4s pot fi puse în depozit.
- Pentru a vă spori spațiul general, trebuie să creați o abordare mai concentrată și minimalistă a tipurilor de lucruri pe care le păstrați în jurul vostru.
Pasul 3. Reduceți dimensiunea la mobilier mai simplificat
S-ar putea să aveți pe birou articole pe care le considerați esențiale, care ocupă totuși mai mult decât partea lor echitabilă din spațiul de lucru. Reevaluează obiectele voluminoase, dificile sau de formă ciudată și vezi dacă ar merita să le înlocuiești cu versiuni mai mici, mai eficiente din punct de vedere spațial. De exemplu, este posibil să puteți urmări o sursă de lumină mai compactă pentru a înlocui o lampă de birou depășită și supradimensionată.
- Acest lucru vă va oferi o scuză la îndemână pentru a face un pic de cumpărături pentru dvs. - tipurile de produse de birou vândute astăzi tind să fie mai mici și mai elegante în comparație cu omologii lor mai vechi.
- Căutați articole care au mai multe utilizări, cum ar fi un coș de imprimantă care funcționează ca un dulap de înregistrare sau o plăcuță de identificare care conține și pixuri.
Pasul 4. Reduceți efectele personale
Deși poate fi bine pentru moralul tău să păstrezi câteva imagini cu copiii tăi sau diferite tipuri de culturi pop în jurul spațiului tău de lucru, prea multe dintre aceste obiecte încep să consume spațiu valoros pe birou. De asemenea, pot deveni cu ușurință o distragere a atenției, deoarece veți fi tentați să vă opriți și să le admirați pe tot parcursul zilei.
- Limitați-vă lucrurile personale la o mână de obiecte mici, cum ar fi un portret înrămat al câinelui familiei sau un bobblehead Garfield.
- Consultați liniile directoare de decorare ale angajatorului pentru a vă face o idee despre cât de bine este de păstrat.
Pasul 5. Lăsați mult loc pentru a lucra
Porțiunea centrală a biroului dvs. trebuie rezervată pentru computer sau pentru documente importante. Secționați o zonă mică într-o parte a biroului și folosiți-o pentru a finaliza documentele. Oferiți-vă mult spațiu pentru cot, astfel încât să nu vă simțiți sufocați în timp ce vă ocupați de sarcinile zilnice.
Evitați să lăsați alte elemente să se deplaseze în spațiul pe care l-ați rezervat pentru funcțiile dvs. principale de muncă
Metoda 2 din 3: Utilizarea la maximum a spațiului dvs. de stocare
Pasul 1. Folosiți sertarele
Așezați consumabilele de bază și articolele cele mai utilizate în sertarele de sus, astfel încât acestea să fie la îndemână. Aceasta include lucruri precum ustensile de scris, plicuri, formulare importante și foldere de fișiere. Păstrați sertarele inferioare pentru materiale de rezervă, materiale de referință și documente la care trebuie să vă uitați doar ocazional. Luați puțin timp suplimentar pentru a organiza conținutul sertarelor de birou, astfel încât să știți exact unde este totul atunci când aveți nevoie de el.
- Stocați-vă cu hârtie de copiat, reumplere cu cartuș de imprimantă, pixuri de cerneală, capse și alte articole prin care aveți tendința să treceți rapid pentru a crea o memorie gata de consumabile.
- Sertarele sunt în special zone cu risc de aglomerație. Treceți prin sertare la fiecare două săptămâni și scăpați de tot ce nu aveți nevoie care interferează cu eficiența aspectului biroului.
Pasul 2. Investiți într-un organizator de sertare
Întregul spațiu al sertarelor din lume nu vă va ajuta la nimic dacă sertarele în sine sunt o mizerie confuză. Nu mai aruncați pur și simplu lucruri în biroul dvs. și folosiți în schimb un organizator de sertare compartimentat care face treaba de sortare și depozitare pentru dvs. Organizatorii dedicați se vor dovedi utile zi de zi, deoarece vă permit să vă separați consumabilele oricum considerați oportun, menținându-le împreună într-un singur loc.
- Etichetați diferitele compartimente ale organizatorului pentru sertare, astfel încât conținutul acestuia să fie imediat identificabil.
- Pentru birouri deosebit de mari sau pline, încercați să rulați cu mai multe organizatoare de diferite dimensiuni și configurații care să conducă la urmărirea consumabilelor.
Pasul 3. Aveți un spot dedicat pentru dispozitivele electronice
Dacă laptopul, tableta sau smartphone-ul dvs. joacă un rol esențial în munca dvs., nu ezitați să le lăsați afară, dar izolați-le într-un colț sau într-un sertar special. În acest fel, nu vor ajunge să se întindă pe desktop. Încercați să nu vă bazați pe prea multe dispozitive simultan, deoarece acestea pot deveni rapid mai degrabă o agravare decât un ajutor.
- Configurați o „stație de încărcare” lângă o priză sau o bandă electrică unde dispozitivele dvs. să poată rămâne conectate și gata de utilizare.
- În general, este mai bine să utilizați dispozitivele digitale numai atunci când sunt strict necesare. Electronica contribuie și la o mulțime de dezordine mintală.
Pasul 4. Păstrați pungile și servietele departe de drum
Rucsacurile, poșetele, gențile pentru laptopuri, cutiile pentru prânz și alte suporturi sunt voluminoase și ocupă mult spațiu, deci nu are sens să vă acoperiți biroul cu ele. Puneți aceste accesorii în altă parte, de preferință lângă sau sub birou, unde vor fi accesibile fără a fi un obstacol. Încercați să vă împachetați elementele esențiale în cât mai puține pungi pe drum spre serviciu în fiecare zi.
- Profitați de dulapuri sau camere de pauză pentru depozitarea obiectelor personale dacă firma dvs. le oferă.
- Când depozitați accesorii mai mari la nivelul podelei, încercați să nu obstrucționați spațiul de mers existent.
Metoda 3 din 3: Introducerea de noi instrumente și resurse
Pasul 1. Investiți într-o tavă de hârtie
Dacă nu utilizați deja o tavă de hârtie, pierdeți atât spațiul crucial pe birou, cât și un instrument neprețuit de organizare. Tăvile de hârtie au mai multe niveluri pe care le puteți utiliza pentru a împărți documentele primite, de ieșire și în curs de desfășurare, ceea ce vă va simplifica foarte mult fluxul de lucru. Acest lucru înseamnă că nu va mai trebui să sapi niciodată vreodată un teanc de hârtii dezordonate.
- Luați în considerare implementarea a două tăvi separate: una pentru lucrările curente și una pentru fișierele de care nu aveți nevoie, dar pe care nu le-ați arhivat încă.
- De asemenea, puteți utiliza o tavă de hârtie pentru a sorta și a răspunde la e-mailurile fără răspuns care s-au acumulat.
Pasul 2. Depuneți documentele în căsuțe
Lucrările de care nu aveți nevoie zilnic pot fi comandate, capsate sau puse în dosare din Manila și ascunse în cutii de depozitare etichetate. Apoi puteți găsi un loc pentru aceste cutii în jurul biroului sau biroului sau în depozitul de documente specificat de compania dvs.
- Cutiile de depozitare vor proteja documentele importante de daune, scurgeri și accidental de a fi deplasate sau aruncate.
- Asigurați-vă că toate casetele sunt etichetate corect și arhivate sistematic.
Pasul 3. Păstrați ustensilele de scris într-un singur loc
Pentru a preveni lipsa stilourilor, creioanelor și elementelor de evidențiere de pe fundul sertarului de gunoi, grupați-le și grupați-le într-o tavă sau într-un organizator de pahare. Creați o casă pentru organizator undeva pe desktop, astfel încât să aveți întotdeauna la îndemână o ustensilă de scris.
- Aruncați toate ustensilele sparte, uscate sau care nu au capac.
- Nu uitați să păstrați câteva pachete de rezervă de pixuri și markere într-un sertar inferior, în cazul în care vă epuizați.
Pasul 4. Agățați un mic avizier în apropiere
Puteți utiliza un simplu panou de plută pentru a remedia notificările, a lipi mementourile Post-It și a păstra documentele urgente la vedere. Dacă aveți un birou pentru dvs., montați buletinul publicitar pe perete undeva vizibil. Dacă lucrați într-un spațiu comun, încercați să-l montați pe un separator de cabină sau chiar pe partea laterală a biroului.
- Buletinele sunt extrem de eficiente din punct de vedere spațial, deoarece vă permit să îndepărtați complet obiectele de pe birou.
- Postarea de fotografii personale sau decorațiuni pe buletinul publicitar va elibera spațiu pe desktop pentru obiecte mai esențiale.
sfaturi
- Parcurgeți și curățați, deconectați și reorganizați biroul la fiecare două săptămâni. Nu are prea mult sens să creezi un nou sistem pentru a-ți păstra lucrurile în ordine dacă nu te ții de el.
- Acordați atenție fluxului de lucru normal și continuați să simplificați aspectul și configurația biroului dvs. Organizarea eficientă este un efort continuu.
- Aruncați întotdeauna gunoiul imediat. Cu cât aștepți mai mult să-l arunci, cu atât este mai probabil să-l lași fără control.
- Dacă lucrați într-un spațiu comun, verificați dacă colegii dvs. de muncă ar fi dispuși să colaboreze cu dvs. pentru a veni cu măsuri de organizare care economisesc spațiu și soluții de stocare.
