Dacă lucrați cu asociația guvernamentală studențească a școlii, s-ar putea să vă găsiți implicat în planificarea dansului de întoarcere la domiciliu. Un dans școlar este un eveniment mare, iar planificarea corectă înseamnă nu doar alegerea temelor și decorațiunilor, ci echilibrarea bugetelor, rezervarea divertismentului și contribuția la coordonarea unui număr mare de voluntari. Procesul de planificare poate fi lung, dar dacă vă asigurați că aveți suficient ajutor, bani și timp în care începeți, puteți face un dans de succes înapoi.
Pași
Partea 1 din 4: Implicarea oamenilor
Pasul 1. Recrutează voluntari
Planificarea unui dans necesită multă muncă, așa că cel mai bine este să ai o echipă de oameni care să te ajute. Formați un comitet format din 5-10 voluntari care vor să lucreze la dansul de întoarcere.
- Implicați ofițerii de clasă. Acesta este un mod ușor de a vă asigura că toate clasele au o voce uniformă în procesul de luare a deciziilor.
- Recrutează din afara guvernului studențesc. Dacă organizația dvs. permite acest lucru, recrutați studenți din campus care doresc să se implice în activități de leadership.
- Partenerați cu alte organizații, cum ar fi grupurile pep sau grupurile de conducere a studenților. Acest lucru vă oferă mai mult sprijin din partea corpului studențesc, precum și a potențialilor voluntari.
Pasul 2. Creați o listă de sarcini de bază
Pe măsură ce planificarea dansului progresează, această listă poate crește, dar vă va ajuta echipa să rămână în sarcină. Începe cu:
- Data
- Temă
- Locație
- Decoratiuni
- DJ
- Fotograf
- Băuturi răcoritoare
- Chaperoni
- Buget
- Consilier al facultății
Pasul 3. Delegați
Odată ce aveți voluntarii, este important să vă asigurați că toți știu ce locuri de muncă trebuie făcute. Puneți anumite persoane responsabile de anumite probleme și delegați ceea ce trebuie făcut persoanei potrivite.
- Unele locuri de muncă, cum ar fi alegerea unui consilier și a unei teme, ar trebui să fie realizate în echipă. Altele, cum ar fi obținerea de citate de la locații și fotografi, pot fi gestionate de către o persoană sau un mic subcomitet.
- Aveți grupuri care să acopere locația, divertismentul, publicitatea și vânzarea de bilete și decorarea.
- Înregistrați-vă în mod regulat cu echipa dvs. Întrebați „Am finalizat deja acest lucru?” sau „Cum ne descurcăm să găsim un DJ?” ori de câte ori echipa dvs. se întâlnește pentru a ajuta la menținerea tuturor pe sarcini.
- Configurați un sistem de check-in, astfel încât oamenii să își poată raporta progresul. Aveți un spațiu în care puteți scrie o listă largă de verificare a ceea ce trebuie făcut sau să păstrați un calendar partajat între grupul dvs., astfel încât toată lumea să poată raporta despre progresul lor.
Pasul 4. Găsiți un consilier al facultății
La fel ca alte grupuri de studenți, un comitet de reîntoarcere va avea nevoie de un consilier al facultății. Dacă unul nu este predestinat, găsiți un profesor în care aveți încredere sau care vine bine recomandat de alți membri ai comisiei.
Consilierul dvs. ar trebui să fie implicat în planurile comitetului dvs. Păstrați-le la curent cu tot ceea ce faceți, făcându-i să participe la planificarea întâlnirilor și oferindu-le note de întâlnire
Pasul 5. Recrutează chaperoni
Părinții voluntari sunt un lucru important nu numai pentru monitorizarea elevilor, ci și pentru a ajuta la organizarea și desfășurarea dansului. Adunați un grup de părinți voluntari împreună pentru a vă ajuta în seara dansului.
- Consultați-vă la școală pentru a vedea câte șoferi necesită pe elev. Multe școli au propriile lor orientări și este important să respectați reglementările propriei școli.
- Colaborați cu asociația părinte-profesor a școlii dvs. pentru a găsi voluntari. Solicitați să participați la o întâlnire, astfel încât să le puteți prezenta direct oportunitatea și să treceți prin lista de înscrieri.
Partea 2 din 4: Planificarea finanțelor pentru dans
Pasul 1. Obțineți cotații
Dacă angajați un DJ, primiți băuturi răcoritoare, primiți ajutor profesional cu decorațiunile sau angajați un fotograf profesionist, începeți să strângeți citate cu cel puțin o lună în avans.
- Întrebați despre eventualele suprataxe sau taxe pentru echipamente, precum și tarifele orare. Cereți ce vă vor furniza furnizorii dvs. și ce vă așteptați să aveți. De exemplu, consultați-vă cu DJ-ul pentru a vedea dacă acestea oferă sistemul de sunet sau dacă va trebui să închiriați unul din altă parte.
- Contactați cel puțin trei opțiuni pentru fiecare furnizor pentru a vă asigura că obțineți prețuri competitive.
Pasul 2. Asigurați-vă bugetul
Bugetul dvs. va dicta mult din ceea ce puteți și ce nu puteți face. Discutați cu trezorierul guvernamental studențesc pentru a înțelege mai bine câți bani trebuie să cheltuiască comisia dvs. pentru dans.
- Solicitați consilierului facultății să verifice bugetul. Vedeți dacă școala va contribui cu ceva în afara banilor guvernamentali studențiști.
- Planificați-vă bugetul pentru a cuprinde tot ce veți avea nevoie. Utilizați cotațiile pe care le-ați primit de la furnizorii dvs., precum și planurile bugetare și încasările din anii anteriori pentru a afla ce va costa dansul.
- Nu lăsați bugetul să depășească suma pe care o aveți la dispoziție. Revizuiește-ți bugetul des pentru a te asigura că ești pe drumul cel bun.
Pasul 3. Strângerea de fonduri
Dacă bugetul dvs. nu este suficient pentru a acoperi costul dansului, creați un plan de strângere de fonduri cu comisia dvs. Explorați mai multe opțiuni atât în campus, cât și în afara acestuia.
- Găzduiește vânzări de coace în campus în timpul perioadelor de prânz, precum și înainte și după școală.
- Colaborați cu alte grupuri de studenți pentru a strânge bani găzduind evenimente precum spălătorie auto. Evenimentele care vă permit să ajungeți în comunitatea dvs. vă oferă mai multe oportunități de a aduce bani în numerar.
- Întrebați restaurantele locale dacă oferă nopți de strângere de fonduri. Unele restaurante pot oferi programe care donează un anumit procent din profituri pe timp de noapte unei organizații studențești. Colaborați cu un local local și răspândiți vestea prin pliante, e-mailuri și rețele sociale.
Partea 3 din 4: Planificarea logisticii dansului
Pasul 1. Alegeți o temă
Cu cel puțin o lună înainte de dans, pregătește o temă. Vino cu cinci sau șase idei tematice ca comisie și votează în campus, astfel încât studenții să-și poată alege preferatele.
- Obțineți aprobarea de la consilierul personal pentru orice potențială temă. Eliminarea tematică a timpului previne dezaprobarea potențială ulterioară.
- Alegeți teme care se potrivesc cu starea de spirit a dansului. Dacă doriți un dans mai formal, o temă Old Hollywood ar putea fi mai potrivită. Dacă doriți un dans mai casual, ceva de genul Beach Luau s-ar putea potrivi mai bine.
Pasul 2. Rezervați un loc
Indiferent dacă dansul va fi la un hotel local sau în sala de gimnastică a școlii, asigurați-vă că rezervați un loc cât mai devreme posibil. Depunerea unei rezervări de cameră corespunzătoare la școala dvs. vă asigură că veți obține spațiul de care aveți nevoie.
- Faceți o copie a contractului de locație sau a rezervării de cameră pentru propriile evidențe, astfel încât să o puteți face referire ori de câte ori aveți nevoie de ea.
- Includeți toate facilitățile necesare în rezervare. Dacă aveți nevoie de sală de gimnastică, băi și bucătărie pentru a depozita băuturi răcoritoare, asigurați-vă că le listați pe toate.
Pasul 3. Rezervați-vă furnizorii
Rezervați-vă DJ-ul, fotograful și ceilalți imediat ce bugetul este stabilit. Rezervați orice alt echipament de care ar putea avea nevoie furnizorii dvs., cum ar fi sistemele de sunet, și în acest moment.
- Colaborați cu consilierul personal pentru a vă asigura că toate contractele sunt întocmite corect și includ toate informațiile de care are nevoie școala dumneavoastră.
- Păstrați copii ale oricăror contracte sau acorduri pentru examinarea comitetului.
Pasul 4. Creați un plan de zi
Înainte ca totul să devină prea agitat odată cu restul revenirii acasă, faceți un plan detaliat al modului în care doriți să funcționeze ziua dansului. Stabiliți-vă ziua planului cu o lună în avans.
- Aveți un plan detaliat al locației dvs. și modul în care doriți să decorați.
- Desenați unde ar trebui să meargă DJ-ul, unde este instalată masa de bilete, unde ar trebui să fie strânse luminile și alte detalii.
- Creați un plan pentru verificarea hainei. Decideți unde vor fi stocate paltoanele, unde va fi setată masa și cum veți eticheta paltoanele pentru a le menține organizate. De asemenea, asigurați-vă că aveți cel puțin un voluntar care să conducă masa și doi pentru a prelua paltoanele.
- Desemnați pe cineva drept coordonatorul zilei. Această persoană va comunica cu voluntarii în noaptea dansului și va depana orice probleme care ar putea apărea.
Pasul 5. Mergeți la cumpărături
Obțineți toate rechizitele de care aveți nevoie pentru decorare cu două-trei săptămâni în avans. În acest fel, aveți suficient timp pentru a găsi alternative pentru ceva dacă nu îl puteți găsi local. Cumpărați mâncare în ziua sau cu o zi înainte, astfel încât nimic să nu meargă rău.
- Verificați la magazinele locale pentru a vedea dacă sunt dispuși să doneze anumite articole sau să ofere o reducere școlii.
- Puneți în așteptare obiecte mai mari sau obiecte perisabile. Discutați cu piața locală despre rezervarea tăvilor pentru alimente în avans și ridicarea lor în ziua dansului. Faceți același lucru pentru obiectele decorative mai mari pe care s-ar putea să nu le puteți păstra cu ușurință în campus.
Pasul 6. Vindeți bilete
Începeți să vindeți bilete cu cel puțin două săptămâni înainte de dansul propriu-zis. Complimentează vânzările cu reclame din anunțurile școlii, precum și bannere și postere în campus.
- Anunțați în avans datele de vânzare și prețurile biletelor în ziarul școlii, în timpul anunțurilor școlare și pe site-ul școlii dvs., precum și pe rețelele sociale.
- Instalați o masă pentru a vinde înainte și după școală timp de o jumătate de oră până la o oră, precum și în timpul perioadelor de prânz.
- Creați un program de voluntariat pentru a vă asigura că masa are personal în toate perioadele de vânzare. Colaborați cu trezorierul dvs. pentru a obține alți voluntari, dacă este necesar.
- Comandați caseta cu cel puțin o săptămână înainte de a începe să vindeți bilete. Discutați cu trezorierul dvs. dacă caseta va fi furnizată de către asociația guvernamentală studențească, administrația școlii sau de la o altă sursă.
Partea 4 din 4: Configurarea dansului
Pasul 1. Pregătește-te pentru săptămâna anterioară
Majoritatea școlilor duc la dansul lor de reîntoarcere cu o săptămână a spiritului de reîntoarcere. Săptămânile spirituale implică adesea multe evenimente, așa că asigurați-vă că știți cine și ce vă vor fi disponibile.
- Discutați cu consilierul personalului despre echipamente precum mese și scaune. Asigurați-vă că acestea sunt pregătite pentru dvs. cu cel puțin câteva ore înainte de dans, astfel încât să puteți instala.
- Discutați cu administrația școlii pentru a vă asigura că furnizorii dvs. au zone desemnate pentru parcare, descărcare și amenajare. Amintiți-vă, cei cu echipament greu vor trebui să fie aproape de locul de desfășurare.
- Creați un plan pentru ziua dansului. Colaborați cu comitetul dvs. și cu alți voluntari suplimentari pentru a atribui sarcini precum instalarea scaunelor și decorarea. Asigurați-vă că toată lumea își cunoaște treaba cu mult timp în avans.
Pasul 2. Configurați locul
Acordați-vă și voluntarilor dvs. cel puțin șase ore pentru a înființa dansul. Configurați decorațiunile cât mai mult posibil înainte de sosirea furnizorilor dvs.
- Solicitați DJ-ului, fotografului și șoferilor să ajungă devreme. Arată-i DJ-ului zona în care vor lucra și dă-i fotografului un tur al spațiului.
- Delegați sarcini șefilor, cum ar fi să ajutați la verificarea hainei, să monitorizați ringul de dans sau să ajutați la controlul mulțimii. Arată-le unde trebuie să fie și pune-i în legătură cu ziua coordonatorului.
Pasul 3. Bucurați-vă de dans
Asigurați-vă că dvs. și toți voluntarii dvs. aveți timp să vă bucurați de dans. Construiți pauze în programele voluntarilor dvs., astfel încât toată lumea să aibă timp să se distreze.
- De exemplu, lăsați-l pe un cumpărător să vă elibereze ziua de coordonator pentru o vreme, odată ce toată lumea este înăuntru, sau primiți un șofer care să stea la verificarea hainei în timp ce însoțitorii de haine merg la dans.
- Voluntarii tăi sunt și ei studenți. Dă-le timp să se bucure de eforturile lor.
Pasul 4. Curățați locul
De îndată ce dansul s-a terminat, începeți să luați jos decorațiunile și să curățați. Aflați de ce se vor ocupa serviciile facilităților școlii dvs. și planificați să faceți restul cu voluntarii dvs.
- Serviciile de facilități acoperă deseori lucruri precum aspirarea, ștergerea și curățarea băilor. Decorațiunile, mesele, scaunele și echipamentele sunt adesea responsabilitatea comitetului de reîntoarcere.
- Aduceți materiale de curățare suplimentare, cum ar fi prosoape de hârtie, pungi de gunoi, bureți și soluție de curățare. Acest lucru vă va ajuta să aveți grijă de orice urme mai mici sau zgârieturi din jurul locului.
- Asigurați-vă că toate coșurile de gunoi ajung într-o zonă de gunoi desemnată. Întrebați-vă școala dacă trebuie să programați un depozit și preluarea tomberonului pentru curățarea evenimentului.
- Încercați să recrutați cât mai mult ajutor pentru curățare. Este, de asemenea, o idee bună ca voluntarii să se plimbe în timpul evenimentului și să ridice gunoiul, așa că mai sunt de făcut.
Video - Prin utilizarea acestui serviciu, unele informații pot fi partajate cu YouTube
sfaturi
- Asigurați-vă că vă promovați dansul cât mai mult posibil în jurul școlii. Utilizați afișe mici și mari împreună cu anunțuri în buletin și anunțuri PA.
- Păstrați dansul la prețuri accesibile. Ar trebui să fie un eveniment distractiv și elevii nu vor merge dacă consideră că nu merită. Uitați-vă la anii trecuți pentru a vedea cât costă biletele și încercați să nu creșteți prețul cu mai mult de câțiva dolari.
- Temele pentru dansuri pot fi orice, de la Ready Set Glow la Under Sea până la o noapte în Atena. Obțineți idei creative și sursă din corpul studenților.
