Organizarea unui cabinet de înregistrare poate fi dificilă, fie că este vorba de un cabinet de casă plin cu facturi plătite și informații fiscale sau un cabinet de lucru plin de proiecte și facturi finalizate. Organizați-vă cabinetul de înregistrare scăpând de fișierele vechi, găsind un sistem de înregistrare care funcționează pentru dvs. și menținându-l continuu.
Pași
Partea 1 din 4: Eliminarea documentelor vechi
Pasul 1. Cumpărați un dulap de înregistrare dacă nu aveți unul
Căutați un dulap de bună calitate, care să fie de dimensiuni bune pentru casa sau biroul dvs., în limita bugetului dvs. Luați în considerare un dulap ignifug și impermeabil, în caz de dezastre naturale care vă pot lovi casa. Un pachet de astfel de dulapuri se găsește în magazinele locale, magazinele de mobilă, magazinele de tâmplărie și mall-urile.
Pasul 2. Începeți să parcurgeți fișierele
Lasă deoparte orice este evident vechi sau inutil. Pus deoparte:
- Chitanțe pentru produsele pe care nu le mai dețineți.
- Corespondentă nesolicitată
- Facturi vechi pentru serviciile pe care nu le mai folosiți
- Scrisori de afaceri dintr-o meserie veche
- Ștampile de care nu mai aveți nevoie
Pasul 3. Nu vă fie frică să scăpați de lucruri
În timp ce anumite documente, cum ar fi certificatele de naștere și informațiile fiscale, sunt în mod evident importante, pot exista poșta electronică sau chitanțe vechi care par importante, dar chiar nu. Gândiți-vă la fiecare document pe măsură ce luați decizia și gândiți-vă dacă ar putea fi de fapt util în viitor. Dacă nu ți-ar lipsi dacă ar dispărea timp de un an, probabil că este bine să-l arunci.
Pasul 4. Aveți grijă când aruncați lucrurile la locul de muncă
Asigurați-vă că întrebați supraveghetorii înainte de a arunca ceva, deoarece poate fi mai important decât credeți. Compania dvs. poate avea, de asemenea, politici cu privire la durata de păstrare a lucrurilor și modul în care trebuie eliminate.
Pasul 5. Decideți ce lucruri trebuie păstrate
Acest lucru va depinde, în general, de cât de recente sau utile sunt. Folosiți discreția și gândiți-vă dacă documentele vor fi utile sau necesare în viitor. Dacă sunt cu adevărat importante, păstrați-le. Pentru informații fiscale, evidența asigurărilor și documentele vitale, păstrați-le pentru următoarele perioade de timp:
- Păstrați informațiile privind declarațiile fiscale timp de 7 ani, precum și orice chitanțe pentru articolele pe care le-ați dedus din impozite. IRS poate audita orice returnare până la 6 ani de la depunerea taxelor.
- Păstrați evidența asigurărilor, declarațiile ipotecare și dovada donațiilor caritabile timp de până la trei ani.
- Asigurați-vă că păstrați documente foarte importante, cum ar fi certificatele de naștere și căsătorie, cardurile de securitate socială, titluri, acte și pașapoarte. Păstrați-i în siguranță și nu scăpați niciodată de ei.
Pasul 6. Distrugeți fiecare document pe care l-ați pus deoparte
Aruncarea de documente fără mărunțiri poate lăsa informațiile dvs. personale expuse oricui le vede. Chiar dacă nu sunteți sigur dacă documentul este sensibil, cel mai bine este să îl sfărâmați, deoarece poate conține adrese, date de naștere sau alte informații.
Pasul 7. Distrugeți sau distrugeți și mass-media digitală
Multe orașe și companii vor avea zile scurte în care localnicii sau angajații pot aduce dischete vechi, CD-uri sau hard disk-uri pentru a fi distruse. Se vor asigura că funcționează corect.
Partea 2 din 4: Organizarea documentelor dvs. importante
Pasul 1. Începeți să organizați fișierele rămase
Mutați-vă pe un birou sau o masă mare și organizați hârtiile în grămezi care sunt logice și sensibile pentru dvs. Acestea vor deveni fișierele dvs. individuale. Realizați grămezi care vă vor ajuta să găsiți exact ceea ce căutați. Luați în considerare categoriile de dulapuri de casă, cum ar fi:
- Utilități
- Auto
- Medical
- Animal de companie
- Afaceri
- Acasă
- Impozite
- Finanțe
Pasul 2. Cereți colegilor sfaturi despre dulapurile de lucru
Pot exista convenții specifice companiei pentru organizarea lucrărilor la locul de muncă. Dacă nu, înregistrați cronologic sau alfabetic. Întrebați colegii ordonați ce sisteme funcționează cel mai bine pentru ei.
Pasul 3. Mențineți categoriile simple
Cu cât obțineți mai multe informații, cu atât veți avea mai multe fișiere, ceea ce va însemna mai mult dezordine în cabinetul dvs. Păstrați fișierele principale mai generale, apoi organizați documentele în interiorul acestora.
Pasul 4. Decideți dacă vă organizați după nume sau dată
După ce ați sortat fiecare hârtie în grămada corectă, începeți să le organizați într-un mod care să vă ușureze găsirea.
- Pentru listări alfabetice, cum ar fi mărcile pe chitanțe, plasați articolele începând cu A în partea de sus a stivei, lucrând până la Z.
- Pentru înregistrările cronologice, cum ar fi datele declarațiilor fiscale, plasați cele mai recente documente în partea de sus a stivei, lucrând înspre cele mai vechi documente din partea de jos.
Pasul 5. Plasați fiecare stivă într-un folder
Puneți hârtiile în așa fel încât documentul din partea de sus a stivei să fie în partea din față a folderului. Aceasta va păstra documentele în aceeași ordine în care le-ați organizat.
Partea 3 din 4: Facerea fișierelor ușor de găsit
Pasul 1. Etichetați clar fiecare folder
Asigurați-vă că scrisul din filă este mare, lizibil și are sens pentru dvs. și pentru ceilalți din biroul sau familia dvs. Folosiți un producător de etichete pentru mai multă claritate.
Pasul 2. Lăsați fiecare sertar să își păstreze propria categorie și să o etichetați clar
Împărțiți-vă fișierele între sertare în moduri care au sens pentru dvs., fiecare sertar conținând o categorie distinctă. Fiecare categorie ar trebui să conțină fișiere conexe, care vă vor ajuta să găsiți lucrurile mai ușor.
- Informațiile financiare, cum ar fi documentele fiscale, fișierele de investiții și extrasele de credite ipotecare, pot fi incluse într-un singur sertar.
- Documentele personale, cum ar fi certificatele de naștere, pașapoartele și fișele medicale, pot fi introduse într-un alt sertar.
- Manualele de instrucțiuni pentru diferite articole ar putea merge în altul.
Pasul 3. Luați în considerare utilizarea folderelor colorate
Dacă trimiteți culoarea corespunzătoare în memorie, vă va face hârtia mult mai ușor de găsit. Dacă aveți deja foldere manilla, adăugați culoare cu evidențieri sau markere colorate. Etichetele colorate pot fi utilizate mai subtil în același scop.
Pasul 4. Folosiți sistemul de culori pentru a crea subcategorii în sertarele dvs
Un sertar pentru materiale informaționale, de exemplu, ar putea fi împărțit în foldere precum „manuale electronice”, „manuale pentru instrumente electrice” și „manuale pentru curățarea alimentelor”.
Pasul 5. Schimbați-vă sistemul dacă nu are sens
După o lună sau două de utilizare, nu vă fie teamă să schimbați lucrurile care nu funcționează pentru dvs. Mutați diferite fișiere în față sau divizați categorii greu de distins. Amintiți-vă că dulapul dvs. de înregistrare este un sistem pentru dvs. și trebuie să se conformeze fluxului dvs. de lucru.
Partea 4 din 4: Menținerea organizației
Pasul 1. Fii proactiv pentru a rămâne organizat
Acordați o atenție imediată e-mailurilor și documentelor pe măsură ce acestea intră și, după ce le-ați tratat, înregistrați-le imediat.
Pasul 2. Configurați o căsuță de e-mail pe biroul de acasă sau de la birou
Căutați prin e-mailurile primite o dată pe zi. Nu veți pierde urma nimic în acest fel și nu se va acumula. Depunerea nu va părea o astfel de corvoadă care se face puțin câteodată.
Pasul 3. Reorganizează-ți cabinetul des
Se recomandă reorganizarea anuală și puteți chiar curăța trimestrial dacă aveți un număr mare de fișiere. Sursa principală de aglomerație din dulapurile de depozitare sunt documentele vechi de care nu mai aveți nevoie, deci curățați și sfărâmați lucrurile vechi, după cum este necesar.
Pasul 4. Luați în considerare conversia unor fișiere în format digital
Cu cât puteți păstra mai multe documente în format digital, cu atât mai puțin dezordine fizică veți avea într-un dulap. Candidații buni pentru scanare includ chitanțe, dovezi ale donației sau extrase de cont bancare. Unele pot fi chiar disponibile deja online.
Pasul 5. Realizați un document master
În document, explicați cum funcționează sistemul dvs. de înregistrare și unde se află lucrurile. În cazul unei urgențe sau a unei probleme neprevăzute, este posibil ca alții să trebuiască să știe cum să caute fișierele dvs.
sfaturi
- Păstrați dulapurile încuiate dacă aveți copii curioși sau membrii familiei curioși.
- Dacă aveți o problemă cu deschiderea încuietorii, consultați Cum se alege o încuietoare pentru dulap.
- Păstrați documente foarte sensibile, cum ar fi certificatele de naștere sau titlurile de proprietate, într-o cutie de valori sau într-o carcasă ignifugă, dacă vă temeți că dulapul nu este suficient de sigur.
Avertizări
- Dacă locuiți într-o zonă predispusă la cutremure, înșurubați dulapurile la un perete stabil. Acest lucru îi va împiedica să cadă asupra unei persoane sau să blocheze o ușă în timpul unui eveniment seismic.
- Încărcați fișierele cu atenție. Dacă un sertar de sus este plin și sertarele de sub acesta sunt goale, se poate răsturna.
