Înregistrarea alfabetică este un mod fundamental de organizare a documentelor care vă permite să stocați rapid, să accesați și să gestionați fișierele personale și de afaceri
Prin implementarea depunerii alfabetice în viața dvs., vă veți asigura că toate documentele sunt protejate și disponibile. Există multe reguli cu privire la modul de a înregistra alfabetic în limba engleză pentru a păstra un sistem de înregistrare sensibil. Din fericire, este simplu să începeți cu documente noi și totuși nu este o schimbare dificilă de făcut dacă trebuie să vă reorganizați!
Pași
Partea 1 din 2: Depunerea alfabetică
Pasul 1. Decideți sistemul alfabetic pe care îl veți folosi
Chiar și ceva la fel de aparent simplu ca depunerea alfabetică oferă mai multe opțiuni din care să alegeți. Este important să alegeți un sistem și să îl utilizați în mod constant.
- Depunerea scrisoare cu literă ia în considerare fiecare literă din fiecare cuvânt în ordinea apariției, ignorând orice spații dintre cuvinte.
- Arhivarea cuvânt cu cuvânt comandă elemente pe baza primei litere a fiecărui cuvânt succesiv.
- Depunerea unitate cu unitate ia în considerare fiecare cuvânt, prescurtare și inițială, ordonând articole în conformitate cu acestea. În general, se recomandă sistemul unitate cu unitate.
Pasul 2. Grupați elementele
După ce aveți toate elementele pe care trebuie să le înregistrați, decideți cum doriți să grupați fișierele. Puteți alege formatul dicționarului, în care toate fișierele sunt plasate într-o singură ordine alfabetică, indiferent de tipul de fișier sau de elementele pe care le conține. De asemenea, puteți utiliza formatul enciclopediei, în care elementele sunt grupate după tip sau subiect, iar apoi fiecare grup este aranjat alfabetic.
Dacă aveți o mulțime de diferite tipuri de articole de depus (rețete, bonuri fiscale, scrisori etc.), atunci poate fi util să utilizați formatul enciclopediei. Grupați mai întâi articolele după tip, apoi ordonați alfabetic articolele din fiecare grup. Păstrați grupurile separate folosind separatoare sau coduri de culori
Pasul 3. Indexează-ți fișierele
Indexarea este modul de plasare a fiecărei secțiuni a unui titlu în unitatea corectă. Pentru a indexa elementele înainte de a le înregistra, trebuie să descompuneți elementele numelui fiecărui articol și să creați un nume alfabetic nou, care poate diferi de numele standard. De exemplu:
- Să presupunem că aveți următoarele elemente pe care să le indexați și să le înregistrați: un articol despre aardvarks intitulat „Nocturnal Feeding of Aardvarks”, o biografie a cunoscutului expert în aardvark Jane A. Doe și o broșură promoțională pentru o expoziție aardvark din Grădina Zoologică din Detroit.
- Biografia lui Jane A. Doe ar fi indexată ca „Doe, Jane A.", deoarece numele de familie sunt primele în depunere. Ar fi depusă sub litera „D."
- Articolul „Hrănirea nocturnă a Aardvarks” ar putea fi indexat ca atare, dacă alegeți gruparea în dicționar. Acesta ar putea fi depus sub litera „N” (pentru „Nocturn”), folosind această grupare.
- Alternativ, ați putea indexa „Hrănirea nocturnă a Aardvarks” ca „Aardvarks, Hrana nocturnă a”. Acest lucru ar avea sens dacă ați utiliza o grupare de tip enciclopedie și nu doar să înregistrați articole legate de aardvarks. Articolul va fi apoi depus la „A.”
- Broșura promoțională ar putea fi indexată ca „Aardvarks, exponate (Detroit Zoo).” Acest lucru ar avea sens dacă vă așteptați să aveți mai multe materiale pe exponatele aardvark-de exemplu, s-ar putea să aveți un alt articol care să fie indexat ca „Aardvarks, exponate (Toledo) Grădină zoologică)."
- Alternativ, broșura promoțională ar putea fi indexată ca „Detroit Zoo (Aardvark Exhibit).” Acest lucru ar putea avea sens dacă vă așteptați să aveți mai multe articole legate de Grădina Zoologică din Detroit sau dacă doriți să utilizați o grupare în stil enciclopedie pentru a înregistra articole după locatie geografica.
Pasul 4. Ordonați fișierele în ordine alfabetică în funcție de numele indexat
Regula generală pentru depunerea alfabetică este aranjarea articolelor în ordine de la A (primul) la Z (ultimul). Folosiți informații din ce în ce mai specifice pentru a distinge și comanda articole separate. De exemplu:
- Ordinea fișierelor indexate în pasul anterior ar putea fi apoi (în funcție de sistemul pe care îl utilizați): „Doe, Jane A.”, „Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)” și „Nocturnal Feeding of Aardvarks” SAU „Aardvarks, expoziții (Grădina Zoologică din Detroit), „Aardvarks, Nocturnal Feeding of” și „Doe, Jane A.”
- Un fișier pentru „Wallaby” va veni după un fișier pentru „Emu”. Un fișier pentru „Kangaroo” ar veni între ele, iar un fișier pentru „Aardvark” ar urma să apară înaintea unuia pentru „Ursul” și unul pentru „Emu”. Acest lucru vă va oferi următoarea comandă de fișier: „Aardvark”, „Urs”, „Emu”, „Cangur”, „Wallaby”.
- Dacă ați adăugat apoi un fișier pentru „Anteater”, acesta va apărea după orice fișier pentru „Aardvark”. Deoarece ambele încep cu litera „A”, trebuie să vă uitați la a doua literă a fiecărui cuvânt („N” și respectiv „A”, pentru a determina ordinea și apoi să aranjați fișierele pe baza acesteia. Noua comandă ar fi: „Aardvark”, „Anteater”, „Bear”, „Emu”, „Kangaroo”, „Wallaby”.
Pasul 5. Etichetați folderele de fișiere
Pentru a facilita localizarea articolelor, etichetați fiecare folder de fișiere cu numele indexat corespunzător al articolelor pe care le conține. Acest lucru va facilita, de asemenea, introducerea de fișiere noi în ordinea corectă.
- Plasați elementele în dosarul destinat acestora.
- De asemenea, s-ar putea să vă fie util să codificați fișierele pentru a îmbunătăți gradul de utilizare. De exemplu, dacă utilizați o grupare de tip enciclopedie, acordați fiecărui grup o culoare separată și etichetați fiecare articol / fișier din fiecare grup cu culoarea respectivă.
Pasul 6. Documentați sistemul de indexare și înregistrare
Fiți în concordanță cu sistemul dvs. de indexare și depunere, oricare ar fi acesta. Asigurați-vă că oricine are acces la fișiere este conștient de sistem. De exemplu, puteți crea și partaja un document care detaliază regulile sistemului dvs. de înregistrare. Acest lucru îi va ajuta pe toți să poată utiliza sistemul de înregistrare în mod eficient.
Pasul 7. Înregistrați corect elementele noi
Plasați fișierele în dulap pe baza numelor indexate și a ordinii alfabetice, în funcție de sistemul pe care îl utilizați. Deplasați fișierele curente după cum este necesar pentru a plasa fișiere noi în locul corect.
Partea 2 din 2: Tratarea cazurilor speciale
Pasul 1. Înregistrați articole sub termenul lor semnificativ
Uneori, este logic să înregistrați elemente pe baza cuvintelor cheie, indiferent de ordinea în care apar cuvintele dintr-un titlu sau un nume. Acest lucru asigură că un fișier poate fi indexat și localizat folosind cel mai logic termen. De exemplu
„Prima bancă din Chicago” ar putea fi indexată și arhivată ca „Chicago, prima bancă din”. „Chicago” este termenul cheie din această intrare, mai degrabă decât „First” sau „Bank”, mai ales dacă ați putea avea alte articole cu nume similare, cum ar fi „First Bank of Tulsa” sau „Chicago Bank and Trust”
Pasul 2. Ordonați numele după nume
Standardele tipice de depunere recomandă mai întâi indexarea persoanelor după nume, deoarece numele de familie este considerat termenul semnificativ.
- Astfel, „Jane A. Doe” ar fi indexată și arhivată ca „Doe, Jane A.”
- Puneți titluri (Dr., doamnă, maior etc.) la final. „Dr. Jane A. Doe”, de exemplu, ar fi indexată și arhivată ca„ Doe, Jane A., Dr.”
- În general, ordonați numele așa cum sunt scrise, literă cu literă. De exemplu, „MacDonald” va veni înainte de „McDonald”. De asemenea, „D”, „L”, „Le”, „de” etc. sunt considerate ca parte a numelui, nu ca unități separate. De exemplu, comandați fișierele „Heinlein”, „Le Guin” „L’Engle” și „Wolfe” în această ordine (și NU ca „L’Engle,„ Le Guin”,„ Heinlein”,„ Wolfe”).
- O excepție obișnuită de la aceste reguli despre nume este atunci când numele unei persoane face parte dintr-o companie sau o organizație. În aceste cazuri, tratați numele individului ca unități în cadrul denumirii companiei. De exemplu, „Jane A. Doe Pest Control” ar fi înregistrat sub „J” și NU indexat ca „Doe, Jane A. Pest Control”.
Pasul 3. Ignorați articolele, conjuncțiile și prepozițiile
Articole (cum ar fi „a”, „an” și „cel”), conjuncții (cum ar fi „și”, „dar” și „sau”) și prepoziții (cum ar fi „pentru”, „din” și „În”) sunt, în general, omise atunci când se indexează și se depun alfabetic, deoarece nu sunt considerați termeni semnificativi. Acesta este cazul chiar și atunci când formează începutul numelui unui articol. De exemplu:
- „O investigație a practicilor de hrănire a Emu” ar fi depusă la „E”, pentru „Emu” (cuvântul semnificativ din titlul acestui articol), mai degrabă decât „A” pentru „un”.
- „Doe și Smith Pest Control” vor fi depuse după „Doe, Jane A.” Ambele nume indexate încep cu cuvântul „Doe”, deci treceți la următorul termen semnificativ din fiecare („Smith” și respectiv „Jane”, pentru a determina ordinea fișierelor. Ignorați cuvântul „și”, deoarece nu este semnificativ.
Pasul 4. Tratați abrevierile ca și cum ar fi fost explicate
Când indexați și înregistrați articole, puteți întâlni abrevieri precum „Mfg”. (pentru „Fabricare”) sau „Inc” (pentru „Încorporat). În general, ar trebui să indexați și să înregistrați elemente ca și cum aceste abrevieri ar fi explicate mai degrabă decât ca simple șiruri de litere.
De exemplu, „Jane A. Doe Mining Company” va fi depusă după „Jane A. Doe Mfg”
Pasul 5. Numeralele fișierului de obicei
În timp ce înregistrați articole alfabetic, este posibil să întâlniți cifre în titlurile lor. În general, numerele de fișiere sunt în mod obișnuit, mai degrabă decât ca și cum ar fi explicate. Numerele sunt de asemenea depuse înainte de scrisori.
- De exemplu, „Compania 3M” ar fi depusă înainte de „100 de idei de afaceri grozave” (deoarece „3” vine înainte de „100”).
- „Idei de afaceri grozave” și „Lideri de afaceri mari” ar fi depuse după „100 de idei de afaceri grozave”, deoarece numerele sunt aranjate înainte de litere.
- Numerele care sunt deja precizate sunt tratate mai degrabă ca cuvinte, decât ca numere. De exemplu, înregistrați articolele „100 de mari lideri de afaceri”, „Idei de afaceri excelente” și „Două sute de idei de afaceri mari” în această ordine.
- Cu toate acestea, dacă vă servește scopurilor de depunere, puteți face o excepție și puteți înregistra întotdeauna cifre ca și cum ar fi fost explicate.
Pasul 6. Luați legătură cu orice personaje speciale
Trebuie luate în considerare orice caractere non-alfabetice sau nenumerice pe care le întâlniți la indexarea și depunerea articolelor. Totuși, ce să faci cu aceste personaje depinde de tipul lor:
- Punctuația (cum ar fi apostrofele, punctele și virgulele) este, în general, ignorată la indexarea și depunerea articolelor. De exemplu, înregistrați „Washington’s Best Coffee” și „Washington State Fair” în această ordine.
- Diacriticele sunt tratate ca litera corespunzătoare, fără semnul diacritic. De exemplu, înregistrați „Éclair” ca „Eclair” și „Über” ca „Uber”. Excepția de la aceasta este atunci când depuneți în conformitate cu alfabetul unei limbi care utilizează diacritice, caz în care ar trebui să urmați ordinea alfabetică normală a acelei limbi.
Pasul 7. Folosiți regula generală „nimic înainte de ceva” atunci când este necesar
În general, spațiile (inclusiv punctuația și alte elemente care sunt omise) sunt ignorate atunci când se înregistrează alfabetic. Cu toate acestea, în cazurile în care aveți articole care încep în același mod, utilizați un spațiu sau regula „nimic înainte de ceva” pentru a determina ordinul de depunere.
- De exemplu, înregistrați „North East Bank”, „North East Manufacturing” și „Northeast Bank” în această ordine.
- La fel, „Doe, Jane A.” ar fi depusă înainte de „Doe, Jane A., Dr.”
Pasul 8. Distingeți fișierele prin informații mai detaliate, atunci când este necesar
În cazuri mai rare, informațiile alfabetice nu sunt suficiente pentru a determina ordinea fișierelor. În aceste cazuri, trebuie să utilizați informații suplimentare pentru a indexa și comanda articole. Marcați aceste informații suplimentare în fișierele respective pentru a vă ajuta să le distingeți. De exemplu:
- Dacă ați avea articole pentru două persoane diferite numite Jane A. Doe, le-ați putea comanda după data nașterii. Fișierul „Doe, Jane A. (n. 1853)” ar veni astfel înainte de dosarul „Doe, Jane A. (n. 1967).
- De asemenea, puteți comanda articole în funcție de geografie atunci când trebuie să faceți distincții. Dacă aveți fișiere pentru trei bănci diferite în trei locații diferite și fiecare bancă se numește „First United Bank and Trust”, le-ați putea comanda alfabetic în ordinea „First United Bank and Trust (Georgia)”, „First United Bank and Trust (Oklahoma)”și„ First United Bank and Trust (Dakota de Sud)”.
- La fel, dacă ați avea obiecte pentru doi urși sau tipuri de urși diferiți, le-ați distinge în continuare, în funcție de specii, de locația geografică etc. în această ordine) sau fișiere pe „Urși (europeni)” și „Urși (nord-americani)” (în această ordine).
Pasul 9. Publică excepțiile și regulile speciale
Asigurați-vă că toți cei care utilizează fișierele dvs. știu despre orice excepție de la liniile directoare standard care sunt incluse în sistemul dvs. de înregistrare. Acest lucru va ajuta la asigurarea faptului că toată lumea poate utiliza sistemul de înregistrare în mod corespunzător și eficient.
