Puține lucruri sunt mai importante pentru un birou care funcționează fără probleme decât un sistem de înregistrare care funcționează. Indiferent dacă sunteți singurul care accesează fișiere sau îl partajați cu un personal, sistemul de înregistrare pe care îl alegeți trebuie să fie organizat, astfel încât toată lumea să poată găsi ceea ce caută. Dacă sistemul de arhivare este dificil de utilizat, veți fi agățați de hârtii de teamă să nu le pierdeți în fișiere și veți avea în curând mormane de hârtii care vă acoperă biroul.
Pași
Pasul 1. Decideți un sistem de înregistrare
Orice ar fi, trebuie să aibă sens, așa că veți ști exact unde este fiecare bucată de hârtie. Opțiunile dvs. sunt:
- Alfabetic. Acest sistem este cel mai bun atunci când majoritatea fișierelor dvs. vor fi nume de clienți, pacienți sau clienți.
- Subiect sau categorie: Majoritatea sistemelor de fișiere sunt organizate în funcție de subiect sau categorie, care funcționează bine atunci când este configurat corect, dar poate fi și cel mai confuz atunci când nu este.
- Numerică / Cronologică. Acest lucru este cel mai bun atunci când fișierele dvs. constau în principal din materiale numerotate sau datate, cum ar fi ordinele de cumpărare sau chitanțele.
Pasul 2. Umpleți sertarele de fișiere cu dosare suspendate
Folderele suspendate nu vor fi niciodată eliminate, acționând ca suporturi pentru plicurile din manila pe care le veți scoate din sertar.
Pasul 3. Sortează-ți hârtiile în grămezi după categorie
Dacă o grămadă are o înălțime mai mare de un centimetru sau doi, împărțiți-o în subcategorii. Dacă o grămadă este prea subțire, combinați-o cu o altă grămadă și redenumiți-o. Numele grămezilor ar trebui să faciliteze determinarea în ce grămadă intră fiecare bucată de hârtie.
Pasul 4. Așezați fiecare grămadă într-un folder Manila și etichetați-o clar
Cel mai bine este să utilizați foldere cu file care sunt în centru, mai degrabă decât eșalonate, deoarece face ca fișierele să arate mai bine.
Pasul 5. Așezați folderele manila în folderele suspendate
Pentru majoritatea fișierelor, folderele agățate obișnuite vor funcționa, dar pentru fișierele groase sau fișierele pe care trebuia să le împărțiți în subcategorii, utilizați folderele de jos ale casetei. Puteți comanda folderele după cum doriți, dar majoritatea oamenilor folosesc un sistem alfabetic în acest moment.
Pasul 6. Etichetați folderele suspendate cu aceleași nume ca și folderele manila
Așezați toate filele de plastic din stânga folderului, cu excepția cazului în care utilizați un dulap lateral. Pentru fișierele laterale, care rulează de la stânga la dreapta atunci când deschideți sertarul, mai degrabă decât fața în spate, plasați filele pe partea dreaptă.
Pasul 7. Plasați o rezervă de foldere suspendate și manila lângă fișiere, astfel încât să puteți adăuga cu ușurință un folder dacă vă aflați cu o bucată de hârtie care nu aparține unui folder existent
Evitați folderele care sunt prea groase sau prea subțiri. De asemenea, vă recomandăm să reetichetați dosarele și să redistribuiți hârtiile dacă decideți că trebuie să reclasificați.
Pasul 8. La sfârșitul anului, eliminați toate folderele, etichetați folderele proaspete Manila cu aceleași nume de categorii și plasați-le în fișiere
Parcurgeți vechile foldere pentru a vedea dacă trebuie transferat ceva în fișierele curente și plasați restul în arhiva dvs.
sfaturi
S-ar putea să fiți tentați să vă codificați color fișierele, să vă folosiți computerul pentru a imprima etichete de fișiere sau să vă faceți fișierele mai atractive. Cu toate acestea, atunci când trebuie să efectuați o modificare, cum ar fi adăugarea unui singur folder, veți fi nemulțumiți dacă veți afla că nu aveți folderele de culoare potrivite sau dacă trebuie să scrieți manual o etichetă de fișier. Cel mai bine este să păstrezi lucrurile simple
Avertizări
- Nu creați niciodată o grămadă diversă pentru ceea ce nu puteți clasifica, pentru că totul va ajunge acolo.
- Odată ce ați stabilit un sistem de depunere, trebuie să țineți pasul cu depunerea. Alocați timp în fiecare zi pentru a lua hârtii de pe birou și a le arhiva. Rezistați tentației de a seta un coș de depozitare adânc peste fișierele dvs., deoarece doar îl veți umple și va deveni un alt fișier.
